El gegant suec de la moda ha posat en marxa Paap, una aplicació mòbil des de la qual els seus més de 6.000 empleats a Espanya poden accedir a diferents processos relacionats amb el departament de Recursos Humans com sol·licitar les vacances, veure les nòmines o descarregar els certificats d’IRPF, entre moltes altres funcions.

Creat a Suècia el 1947 i amb cotització a la Borsa d’Estocolm des de 2008, el grup H&M és una de les companyies dedicades a l’àmbit de la moda més importants del món. De fet, està present en format online a 51 països i compta amb més de 5.000 establiments en 74 mercats amb marques com H&M, Cos, Monki, Weekday, &Other Stories, H&M Home, Arket i Afound. Aquesta diversificació i àmplia presència mundial li va permetre tancar l’exercici 2019 amb una facturació de 232.765.000 de corones sueques (22.242 milions d’euros), el que va suposar un creixement de l’11% respecte a l’any anterior, el major des de 2015.

En concret, a Espanya, el grup suec va desembarcar l’any 2000 i en l’actualitat compta amb més de 170 botigues i uns 6.000 empleats. Des dels seus inicis al nostre país l’empresa va decidir confiar en Conektia per a la gestió del càlcul de nòmina, servei que des de llavors ve exercint aquest proveïdor tecnològic. A més, amb el pas dels anys, els serveis oferts per l’empresa associada Conektia s’han anat incrementant fins al punt d’introduir noves funcions com el portal de l’empleat, el càlcul de la retribució flexible o la gestió de les despeses de viatge, entre altres.

Així mateix, durant tot aquest temps, la relació entre totes dues empreses s’ha anat consolidant i actualment és “fantàstica, tant per les eines implementades com el servei prestat”, en paraules d’Eva Míguez, payroll manager d’H&M, qui afegeix: “Els consultors de Conektia són com algú més de la família. El que té de bo el seu programari és que és molt flexible i s’adapta a les nostres necessitats de negoci; i el que té de bo el servei que ens ofereixen és que, quan tenim una necessitat, al final sempre estan aquí ajudant-nos a plasmar-la des del punt de vista tècnic”, argumenta.

L’app del portal de l’empleat

Per tot això, quan el 2019 va sorgir la necessitat d’abordar un nou projecte, al departament de RRHH d’H&M no s’ho van pensar dues vegades i van optar per Conektia per posar-lo en marxa. En aquest cas, volien desenvolupar una aplicació mòbil, a la qual han anomenat Papp, per a tots els empleats de la companyia, amb l’objectiu que es convertís en el punt d’entrada a una gran quantitat de serveis que la plantilla pot realitzar amb el departament de RRHH; és a dir, portar el portal de l’empleat al seu palmell de la mà. “Volíem que fos una aplicació útil per als empleats, per això ens vam decantar per una app per Android i iOS, perquè els permet entrar-hi siguin on siguin i en el moment que ho considerin oportú”, explica Míguez. Per això, a més, afegeix més funcions que el portal de l’empleat que ja té l’empresa.

I així va ser com van començar el projecte, que primer va arribar al col·lectiu d’empleats que exerceixen les seves funcions en les oficines de l’empresa. A continuació, apunta Míguez, “la vam estendre als treballadors del centre logístic que tenim a Torrejón de Ardoz (Madrid); i, finalment, la vam implantar també en tots els dispositius mòbils dels empleats de les botigues H&M a Espanya”, afegeix.

Per a això van haver de realitzar un procés d’adaptació de l’aplicació a les seves necessitats, perquè es presentava en format estàndard. Així doncs, amb l’ajuda dels professionals de Conektia, van establir la nova estructura i l’esquema de reports entre empleats i superiors. A més, van posar en marxa la gestió de notificacions. “Volíem que les aprovacions de requeriments dels empleats per part dels seus superiors fossin el més àgils possibles. Per això, hem creat un sistema de notificacions que avisa els responsables d’equips quan tenen pendents aprovacions. Així, a ningú se li escapa res”, comenta Míguez. Des de la app es poden dur a terme des sol·licitud de vacances, a canvis en les dades personals, passant per consultes de nòmines o de certificats d’IRPF.

I per posar les coses fàcils a la plantilla, des de l’àrea de RRHH de l’empresa han elaborat un guia d’usuari interna amb tots els detalls per utilitzar l’aplicació ordenats per capítols. “Primer els expliquem com descarregar i accedir a l’app, i després anem desgranant funcionalitat per funcionalitat perquè sàpiguen com utilitzar-la. A més, hem habilitat un correu electrònic per a consultes i comptem amb un equip intern que els pot assessorar”, matisa Míguez. Encara que, això sí, creu que no serà molt necessari, perquè l’aplicació és “molt intuïtiva i no resulta complexa d’entendre”, afegeix.

Resposta dels empleats

Ara tot aquest treball previ està donant els seus fruits, ja que la plantilla està molt satisfeta amb l’aplicació. De fet, més de dos mil empleats es connecten a ella diàriament. “El grau d’adhesió és molt important. Cal no oblidar que es tracta d’una app de consulta i comunicació, per la qual cosa no té valor si no es consulta. El fet que es connectin tantes persones significa que el sistema s’està usant i s’està usant bé”, puntualitza Míguez.

A més, gràcies a Papp, els empleats poden accedir a funcions que fins ara no tenien disponibles, i tot això de manera immediata. “Fins abans de tenir aquesta aplicació, gestionar una sol·licitud es demorava un parell de dies. Actualment és automàtica, perquè són tot diferents processos que van per darrere i agiliten el procediment. Per exemple, un responsable d’equip rep mitjançant notificació una petició, de tal forma que només ha d’acceptar o denegar; i automàticament la informació viatja al sistema de nòmines”, explica.

I per si fos poc, ara també estan estudiant la incorporació de noves funcions com un xat entre empleat i supervisor per a realitzar avaluacions d’acompliment. L’objectiu, com assenyala Míguez, és que Papp sigui l’eina d’accés a diferents funcions que un empleat pot realitzar a distància amb el departament de RRHH. Tot això, apunta, no hagués estat possible sense “el treball realitzat per Conektia”, i conclou: “Som un client fidelitzat i estem realment contents de treballar amb ells”.

Solució implantada: Papp, una solució adaptada a les necessitats d’H&M sobre la base de l’aplicació mòbil de portal de l’empleat estàndard desenvolupada per Conektia per a la interacció entre els departaments de RRHH i les plantilles.

Temps d’implementació: Tres o quatre mesos.

Beneficis per als empleats:

· Accés des del seu mòbil a tota la informació relacionada amb la seva relació laboral amb l’empresa.

· Sol·licitud immediata de peticions de qualsevol tipus a el departament de RRHH.

· Molt intuïtiva i senzilla d’utilitzar.

Avantatges per a l’empresa:

· Agilització dels processos d’aprovació de requeriments i presa de decisions per part dels responsables d’equips.

· Immediatesa en el procés d’aprovació de sol·licituds.

· L’aplicació és la porta d’entrada a la resta de funcions que el departament de RRHH ofereix a la plantilla.