Deixant de banda totes les conseqüències negatives que ha portat la pandèmia, que han estat moltes (sanitàries, econòmiques, socials, culturals …), podem dir que aquesta situació també ha suposat una oportunitat per a moltes organitzacions. Per exemple, els ha permès accelerar els seus processos de transformació digital. I en aquest camí, els departaments de Recursos Humans han liderat el recorregut cap a la digitalització. Això, en molts casos, suposa una novetat, perquè generalment solen anar a la saga al tractar-se d’una àrea en la qual no resideix el nucli principal del negoci.

I és que, amb l’aprovació de l’Estat d’Alarma, moltes empreses no van tenir més remei que enviar als seus empleats a les seves cases, la qual cosa va impulsar el desenvolupament del teletreball. Sense anar més lluny, el 2019 només el 4,8% dels treballadors gaudien del teletreball a Espanya, segons dades de l’INE. En canvi, segons un estudi recent d’Eurofound, des que van començar a implementar-se les mesures de confinament, al voltant d’un 30% dels empleats van estar treballant en remot des dels seus domicilis. És més, una altra enquesta realitzada pel Banc d’Espanya revela que el 80% de les organitzacions consultades van afirmar que van augmentar el teletreball amb l’objectiu que la seva activitat es ressentís el menys possible.

Això, sens dubte, va implicar un canvi en els processos de recursos humans, la digitalització dels quals ha ajudat en l’administració de personal. De fet, durant aquests últims mesos hem pogut constatar des de Conektia com les companyies que comptaven amb tecnologies o serveis basats en el núvol no han tingut molts problemes per a adaptar-se a la nova situació ràpidament i han pogut continuar gestionant les seves plantilles sense problemes. Per exemple, nosaltres, com a empresa, hem estat teletreballant des del primer dia de confinament, perquè els nostres sistemes estaven preparats per a això.

I el mateix ha succeït amb molts dels nostres clients que estan en modalitat ASP, els quals només han hagut de connectar-se des de la seva casa als nostres serveis i continuar treballant igual que si l’estiguessin fent des de l’oficina. En canvi, altres empreses tecnològicament més tradicionals han tingut unes certes dificultats per a adaptar-se i disposar d’infraestructures preparades per al teletreball. Per això, aquestes empreses no han tingut més remei que accelerar la digitalització dels seus sistemes de recursos humans per a poder adaptar-se a les necessitats que els requeria el treball a distància dels seus empleats.

Acceleració dels projectes

Precisament, aquesta és una de les tendències que hem observat en el sector durant els últims mesos. Hem notat un increment de la velocitat amb la qual s’han pres les decisions que afectaven els processos de digitalització dels departaments de Recursos Humans. Un exemple clar el veiem amb la nostra solució marca-G, gràcies a la qual els empleats poden realitzar el seu registre horari diari usant un entorn web o per mitjà del seu telèfon intel·ligent. Hi havia moltes empreses que, abans del coronavirus, no s’havien plantejat implementar una solució d’aquest tipus, perquè la seva plantilla fitxava físicament en les seves oficines. No obstant això, amb la pandèmia, es va accelerar aquesta necessitat i van optar per implementar-la ràpidament.

Però aquest no és un cas aïllat. Al llarg d’aquests últims mesos hem pogut constatar com la tecnologia i la digitalització de projectes de gestió de personal s’han incrementat. Un d’aquests casos és l’extensió del portal de l’empleat. Des d’ells, funcions com descarregar la nòmina, sol·licitar permisos i vacances, generar notes de despeses, facilitar el canvi de dades personals, gestionar bestretes, sol·licitar cursos, etc. s’han incrementat i implementat en moltes organitzacions. I tot això sense la necessitat d’haver d’usar paper, manar un correu electrònic o acudir físicament al departament; és a dir, els empleats que han tingut l’oportunitat de teletreballar han pogut fer aquestes tasques administratives des de les seves cases a l’abast d’un clic o des del seu propi telèfon intel·ligent.

Igualment, les empreses, a través d’entorns web, han pogut comunicar-se amb les seves plantilles de manera ràpida i donar-los a conèixer comunicats i documents del seu interès. I el mateix ha succeït amb altres tasques que tampoc estaven molt digitalitzades com la signatura. Generalment els empleats que havien de signar algun document, com un contracte, una renovació o unes retencions, el feien acudint al propi departament. Ara, amb la signatura electrònica, han pogut fer-ho sense problemes des de les seves cases, garantint, al seu torn, les mesures de seguretat per a evitar contagis. Tot això, a més, amb confiança i seguretat jurídica en les transaccions digitals.

Tota aquesta transformació digital dels departaments és possible gràcies a solucions com el nostre portal Conekt@2, que ofereix un espai per a la gestió completa dels Recursos Humans, amb un ampli ventall d’eines i funcionalitats que beneficien tant als empleats de les organitzacions com a les pròpies àrees de gestió de personal.

Una altra sèrie d’avantatges

Precisament, aquesta digitalització d’aquests departaments no només està beneficiant a les plantilles, com hem descrit fins ara, sinó també als propis gestors. En primer lloc, tenen tota la informació en un únic entorn centralitzat des del qual són capaços d’administrar la relació amb els seus treballadors sense necessitat de reunir informació dispersa en correus electrònics, documents impresos o altres suports.

Així mateix, aquests mesos passats també han demostrat que les pròpies implantacions de projectes tecnològics i no tecnològics per als departaments de Recursos Humans s’han pogut realitzar perfectament en remot. Gràcies a l’ús d’eines de comunicació com Teams, Zoom, Meets, etc., s’han pogut dur a terme guanyant en agilitat i rapidesa en els processos. De fet, fa temps semblava impensable que aquests treballs poguessin fer-se a distància, però avui dia s’ha convertit en el nostre dia a dia. Fins i tot, ha demostrat la seva eficàcia en estalviar temps en els desplaçaments, deixant les reunions presencials per a temes realment importants en els quals sigui necessària una major i millor interactuació entre les persones. És cert que, en aquests casos, s’ha perdut una mica el contacte humà; però, segons hem observat en els projectes en els quals hem estat immersos d’aquesta manera, el canvi ha valgut la pena i els nostres clients han reaccionat de manera molt positiva.

I el millor de tot és que, per a posar en marxa la digitalització del departament, no cal realitzar una gran inversió, perquè, en molts casos, en ser solucions cloud no requereixen un desemborsament inicial, sinó una quota mensual en funció de la utilització que es faci d’elles. I aquest és, sens dubte, un altre al·licient més perquè les empreses es decantin per aquestes solucions i les puguin implementar ràpidament. A més, tot això té un altre avantatge. I és que, una vegada que facin aquest pas, no tornaran enrere, perquè el que es guanya en eficiència, eficàcia, rapidesa i productivitat supera amb escreix les reticències inicials que es poguessin tenir per a posar en marxa un projecte d’aquestes característiques.

En definitiva, els departaments de Recursos Humans han experimentat en els últims mesos un procés de digitalització accelerat per la pandèmia que ha permès a moltes empreses fer un pas més en la gestió de les seves plantilles. Ells han estat la punta de llança en aquest sentit, i per tot el món és sabut que qui colpeja primer colpeja dues vegades.

David Domínguez, Gerent de Grans Comptes de Conektia